Hoe kun je er met elkaar voor zorgen dat online meetings effectief zijn, energie geven én verbindend werken?
Het antwoord klinkt misschien als een ‘challenge’ op zich: door er ALLEMAAL met ALLE aandacht bij te zijn in een vergadering. Juist multi-tasken, afgeleid raken, door hebben dat anderen er niet met hun aandacht bij zijn, kost energie.
Relational Presence gaat over kwaliteit van aandacht in communicatie. Bepaalde aspecten van de Relational Presence Training kun je uitstekend toepassen in online meetings.
Hoe? Een paar simpele en effectieve afspraken voor online meetings
- Te voor de hand liggend maar toch: Kom op tijd – wachten in een online meeting is nog erger dan wachten in het ‘echt’.
- Zet allemaal het beeld aan. Ja dat is confronterend om allerlei redenen. Als je de vergadering als tijdverlies beschouwt, kun je niet meer gelijktijdig je mail doen. Als je gewend bent om lang het woord te voeren, kun je nu zien dat anderen afhaken (en mocht je dat niet opmerken, er komt nog een tip om daar wat aan te doen). Maar als iedereen er met al zijn aandacht bij is, merk je dat ook!
- Laat de anderen zien dat je met AL je aandacht bij de call bent, door steeds te kijken naar degene die spreekt. Of als jij spreekt, te kijken naar degenen die luisteren. Kijk met een perifere blik* – dat helpt om erbij te blijven met al je aandacht. *Zie ook deel 1
- Steek je hand op als je iets wilt zeggen of vragen EN wacht even op het seintje dat jij aan de beurt bent. De voorzitter ziet je. Dus je hoeft niet om het hardst te spreken en onverstoorbaar door te praten om het woord te krijgen. Vaak werkt die strategie (of niet) maar het leidt er ook toe dat anderen in de vergadering afhaken en denken ‘laat maar’.
- Maak rondjes. Als je bij voorbaat weet dat ook jij de gelegenheid krijgt om kort iets te zeggen over een onderwerp geeft dat rust in het luisteren. Bij-effect: er gaat geen wijsheid verloren. Laat iedereen eerst zijn zegje doen voordat je vragen aan elkaar gaat stellen. Het is echt sneller. En sommige vragen lossen vanzelf op als je anderen uit laat spreken.
- Houd het kort. Spreek af hoeveel tijd iedereen krijgt om iets over een gespreksonderwerp te zeggen; 30 sec tot 1 minuut is al heel wat. Reageer dan niet op wat anderen al hebben gezegd, maar spreek puur vanuit jezelf: wat vind jij? De kwaliteit van luisteren doet ook iets met je. Als je merkt dat iedereen aandachtig naar je luistert, wordt het ook makkelijker om te vertellen wat jij echt belangrijk vindt.
- Bewaak de tijd. Laat iemand de tijd bijhouden en een signaal geven als iemand nog 10 seconden heeft. Mocht het te kort zijn, spreek dan af wat er nog nodig is. Een tweede ronde? Een vragenronde? Bepaal weer hoeveel tijd iedereen krijgt. Ga voor kwaliteit in plaats van kwantiteit.
Welke aspecten van Relational Presence Training spelen hierin een rol?
Ten eerste Presence – bewust kunnen schakelen naar het hier-en-nu. Niet alleen weten dat het belangrijk is om met AL je aandacht erbij te zijn maar ook weten HOE dat te doen. Keer op keer. Het wordt een keuze erbij.
Met je hoofd daar zijn waar je lichaam ook is, levert onder andere meer bewust zijn, opmerkzaamheid, ontspanning en creativiteit op.
Ten tweede Relatie – gericht zijn op relatie en verbinding. Dat creëren wat je graag wilt dat anderen doen: naar je luisteren en je zien. Want iedereen wil gezien en gehoord worden, erbij horen, een bijdrage leveren. Hoe kun je zo luisteren dat anderen spreken en zo spreken dat anderen luisteren? En hoe kan iedereen dat gevoel van betrokkenheid en verbinding ervaren? Onder andere doordat iedereen ongeveer evenveel (spreek)ruimte krijgt om mee te doen.
Het is niet moeilijk, Relational Presence, het vraagt wel oefening en steeds opnieuw een bewuste keuze om er met AL je aandacht bij te zijn. Zo goed als je kunt, en dat is mooi te oefenen in deze meetings.
Benieuwd naar online Relational Presence Training voor jou en je team en je bedrijf laat het me weten en ik neem contact met je op. Of schrijf je meteen in voor een sessie.
Benieuwd hoe dit in het echt werkt? Je kunt naar de live trainingen komen om met Relational Presence kennis te maken (1 dag), het echt eigen te maken (2 dagen), te verdiepen (3 dagen) of zelf over te dragen (4 dagen).