Hoe vergroot je de kwaliteit van online meetings?
Op exact dezelfde manier als in het ‘echt’ – met AL je aandacht erbij zijn. Iedereen!
Met mijn Europese collega’s in het Relational Presence Network werk ik al jaren op deze manier samen. We passen trouw de principes van ons eigen werk, Relational Presence®, toe in onze online meetings omdat het werkt. We creëren een safe space waar iedereen wordt gehoord en gezien, vrijuit kan spreken en maximaal bijdraagt. De bijeenkomsten zijn niet alleen effectief maar ook inspirerend en energie gevend.
Hoe dan?
Het kern-principe van Relational Presence is dat je met al je aandacht in het hier-en-nu aanwezig bent als je communiceert en dat geef je vorm door met je ogen (via een ontspannen, perifere blik) continu beschikbaar te zijn voor degene die spreekt, of als jij spreekt voor steeds 1 luisteraar. Je bent altijd 1:1 met 1 iemand uit de groep.
Zichtbaarheid
Om dit principe consequent toe te passen is het belangrijk dat iedereen de video ‘aan’ heeft staan, goed belicht in het midden van het scherm zit met de ogen zichtbaar in het bovenste kwart van het scherm. Op laptops waar de camera aan de bovenzijde in het midden zit krijg je het meest ‘echte’ effect van face-to-face contact.
Check-in ronde
Om uit de hectiek van alledag in de zijnstoestand van Relational Presence te stappen, hebben we een ritueel waarmee we starten. Iedereen krijgt 30 seconden tot 1 minuut om ‘in te checken’. Het gaat nog niet over de inhoud van de vergadering. Het gaat om arriveren, schakelen van ‘denken en doen’ naar ‘bewust zijn’, energie in je hoofd én je lichaam en aan te geven ‘hoe het met je gaat’.
Ieders bijdrage telt
Een andere belangrijk richtlijn is dat we niet naar elkaar verwijzen. Op het moment dat we wel verwijzen (bijvoorbeeld: “wat Bas net zei, vind ik wel goed want …” ) komt er een andere groepsdynamiek doordat we subtiel beginnen met oordelen en vergelijken.
Misschien is Bas het helemaal niet eens met het vervolg dat komt na ‘want ….’
Misschien vraagt iemand anders zich af waarom zijn bijdrage nooit ‘goed’ wordt genoemd
Misschien … er zijn veel mogelijke gedachten(kronkels) te bedenken …
Of de verwijzing nu positief of negatief is, we raken onbewust afgeleid en zijn niet meer met onze volle aandacht bij het gesprek.
Door alleen je eigen visie, idee, perceptie te verwoorden, blijft de dynamiek van het vergaderproces veiliger en puurder, zou ik zeggen. En doordat je weet dat anderen niet naar jou en jouw inhoud verwijzen wordt het steeds makkelijker om open en vrijuit te spreken.
Iedereen evenveel – korte – spreektijd
Elkaar niet onderbreken, maar om de beurt spreken (bij voorkeur iedereen evenveel spreektijd) werkt vanzelf ook versnellend en verdiepend. Het hoeft niet lang te duren om iedereen even het woord te geven. Wij timen vaak op 30 seconden tot 1 minuut per persoon. Als het nodig is, doen we nog een ronde waarbij iedereen de gelegenheid krijgt om iets toe te voegen, te vragen, etc.
Handigheidjes
Tot slot bieden programma’s voor online vergaderen diverse opties die ook kunnen helpen om met je volle aandacht aanwezig te zijn. Ik werk vaak met Zoom en daar kun je heel makkelijk:
- video pinnen van degene die spreekt, waardoor je makkelijker met al je aandacht bij diegene kan zijn
- gallery view aanzetten wanneer je zelf spreekt, kijken naar degene die in het kader onder de camera staat en daar eventueel afwisselend het kader met iemand anders naar toe slepen. De anderen ervaren oogcontact en jij kan heel bewust steeds 1:1 kan zijn met één ander in de groep.
Benieuwd hoe dit werkt?
Schrijf je in voor de online training.
Of leer het in het echt 🙂 Check de live trainingen Relational Presence.